Sarcini

Rezumat

• Important pentru lucrul cu sarcinile
• Adăugarea unei sarcini noi (manual)
• Adăugarea unei sarcini pe baza unui șablon de sarcină
• Editarea unei sarcini
• Închiderea unei sarcini
• Amânarea deadline-ului unei sarcini active
• Exemplu de filtru

Folosind sarcinile poți gestiona activitățile care trebuie făcute pe un anumit card (care se referă la clientul pe cardul căruia sunt create).

O sarcină indică deținătorului sarcinii (care poate diferi de deținătorul cardului) ce anume are de făcut, când trebuie să execute acea sarcină și eventual împreună cu cine.

În plus, deținătorului îi pot fi puse la dispoziție fișierele de care are nevoie prin atașarea lor la acea sarcină.

Sarcinile pot fi create manual sau printr-o automatizare iar scopul acestora este acela de a ne asigura că fiecare utilizator știe ce are de făcut și de a păstra un istoric al acestora.

Important pentru lucrul cu sarcinile:

• Desemnarea unui deținător al sarcinii – este important să se specifice persoana care trebuie să se ocupe de acea sarcină. În mod implicit sistemul completează acest câmp cu numele utilizatorului care adaugă sarcina.
• Completarea conținutului sarcinii – conținutul unei sarcini indică deținătorului ce anume are de făcut.
• Stabilirea unui deadline – o sarcină fără un termen de execuție stabilit are toate șansele să nu fie realizată nicioadată! Este important să stabilești un termen limită pentru sarcini. În mod implicit sistemul completează acest câmp cu data curentă.
• Selectarea unui tip de sarcină – astfel poți identifica dintr-o privire ce tip de sarcină ai de realizat (de exemplu: follow-up, întâlnire, etc.).
• Adăugarea de comentarii în sarcini – adăugând comentarii într-o sarcină poți specifica lucruri importante legate de acea sarcină sau poți nota anumite aspecte de care să ții cont.

Adăugarea unei sarcini noi (manual)

Deschide cardul pe care dorești să adaugi sarcina și apasă butonul Sarcină nouă.

Se va deschide o fereastră în care vei completa detaliile sarcinii.

În această fereastră completează:

• Detaliile sarcinii (ce anume trebuie făcut)
• Deținătorul sarcinii – persoana care trebuie să facă respectiva sarcină (silueta umană)
• Tipul sarcinii – indică tipul sau categoria sarcinii
• Deadline-ul sarcinii – data și ora până la care sarcina trebuie să fie realizată

Dacă setezi ora pentru sarcina ta, vei putea să specifici și durata sarcinii și poți alege o durată de la 5 minute la maximum 7 zile.

Tot în această fereastră poți completa și alte elemente:

• Butonul Adresa îți permite să specifici la ce adresă se desfășoară sarcina respectivă (pentru cazurile în care pentru un client există mai multe adrese). Pentru a folosi această opțiune trebuie să completezi cel puțin o adresă pentru clientul respectiv.
• Butonul Participanți îți permite să specifici și un alt coleg care participă la respectiva sarcină. Dacă ai activată sincronizarea cu calendarul, sarcina va apărea în calendarele ambelor persoane.
• Butonul Checklist îți permite să inserezi în sarcină o listă de elemente cu căsuțe de bifat.
• Butonul Atașează fișier îl poți folosi atunci când ai nevoie să atașezi fișiere sarcinii.

În final, după ce ai completat câmpurie de care ai nevoie, apasă butonul Salvează pentru a salva sarcina. Odată salvată sarcina va fi afișată în zona de sarcini a cardului.

Adăugarea unei sarcini pe baza unui șablon de sarcină

Mai multe detalii legate de crearea șabloanelor poți găsi pe pagina dedicată acestui subiect.

Pe lângă adăugarea manuală a unei sarcini, poți alege să creezi o sarcină pe baza unui șablon predefinit. Acest caz este util mai ales în cazul în care trebuie să faci aceeași sarcină pentru mai mulți prospecți sau clienți. În acest caz, creezi șablonul de sarcină pe care apoi îl folosești de oricâte ori ai nevoie, salvând timp prețios.

Pentru a crea o sarcină pe baza unui șablon selectează săgeata în jos din dreapta butonului Sarcină nouă și selectează apoi opțiunea Sarcină nouă dintr-un șablon.

Selectează apoi șablonul pe care vrei să îl folosești pentru crearea sarcinii.

Sarcina va prelua elementele setate de către tine în șablon: textul sarcinii, tipul și durata (dacă le-ai setat), etc. Îți mai rămâne să setezi detaliile legate de deadline, participanți sau ce mai ai nevoie.

Editarea unei sarcini

Pentru a edita o sarcină, deschide cardul care conține respectiva sarcină și apasă pe Editează. Se va deschide o fereastră similară celei de adăugare a sarcinii însă cu câteva diferențe.

Față de fereastra de adăugare a unei sarcini, în această fereastră există două diferențe importante:

1. A apărut câmpul în care se pot insera comentarii. În acest câmp dacă adaugi un @ (arond) urmat de numele unui coleg, îl poți menționa pe respectivul coleg în comentariu. Aceasta înseamnă că acel coleg va primi un email automat din sistem care îl va anunța de faptul că a fost menționat într-o sarcină și un buton cu link către acea sarcină astfel încât accesarea acesteia să fie cât mai facilă și rapidă. Important: dacă completezi acest câmp, după ce ai scris comentariul tău apasă butonul Adaugă de dedesubt. În caz contrar comentariul tău nu va fi salvat.
2. Au apărut două butoane în zona Tipul sarcinii finalizate și anume Cu succes și Fără succes. Aceste butoane te ajută să închizi sarcina respectivă. Semnificația acestor două butoane o găsești imediat dedesubt.

Închiderea unei sarcini

După ce ai finalizat acțiunea descrisă în sarcina, trebuie să închizi respectiva sarcină (sarcinile închise dispar din zona de sarcini active și se mută în zona de Istoric). Sarcinile închise nu mai pot fi modificate.

Cu succes vs. Fără succes

Închiderea unei sarcini poate fi făcută în două feluri:

1. Cu succes – folosește această opțiune în cazul în care ai efectuat acțiunea respectivă și ai finalizat-o cu succes. Cu alte cuvinte, ai făcut ceea ce trebuia făcut.
2. Fără succes – această opțiune o poți folosi atunci când, din varii motive, nu ai putut realiza respectiva sarcină. Dacă este important pentru context, poți adăuga în câmpul pentru comentarii motivul pentru care nu ai reușit să finalizezi respectiva sarcină.

Amânarea deadline-ului unei sarcini active

Poți amâna deadline-ul unei sarcini în două moduri:

1. Poți edita respectiva sarcină și să îi schimbi deadline-ul
2. Poți da click pe deadline-ul afișat și să îl schimbi direct din meniul care apare

Exemplu de filtru

Mai jos am creat pentru tine un exemplu de filtru în care se identifică acele carduri care sunt în curs de vânzare și nu au o sarcină viitoare setată. Concret, vor fi relevate cardurile în curs de vânzare pentru care deținătorul nu și-a setat o următoare acțiune cu acel prospect.

Mai multe detalii legate de construcția și setarea filtrelor poți găsi pe pagina dedicată.

Pentru acest exemplu vom folosi două condiții obligatorii și anume Status pentru care am selectat doar statusurile din zona de vânzare și cea de-a doua condiție este Oportunitate: Sarcina viitoare din categoria Sarcină viitoare. Ca și opțiune pentru condiția Sarcină viitoare am folosit opțiunea Nu este setat. Cu alte cuvinte, nu există o viitoare sarcină setată.

Bonus: un scurt video care te va ajuta în prioritizarea sarcinilor tale.