Planificator de întâlniri

MiniCRM îți oferă posibilitatea de a stabili întâlniri foarte ușor și eficient cu clienții tăi. Astfel, am implementat o funcționalitate care permite clienților tăi să își aleagă data și ora (în anumite limite setate de către tine) când doresc o întâlnire sau programare cu tine.

1.) Accesarea planificatorului de întâlniri

Primul pas în setarea unui planificator de întâlniri este accesarea meniului Planificator de întâlniri

2.) Crearea unui planificator nou

3.) Setarea planificatorului

Va fi nevoie să completezi și să setezi unele câmpuri pentru planificator. Astfel, vei putea alege un nume sugestiv, o descriere, responsabilul (persoana în numele căreia se vor crea sarcinile), câmpul de dată de pe card (pentru cazurile în care dorești să faci o automatizare) precum și durata implicită a unei sarcini (aceasta va fi luată în calcul de către sistem atunci când va afișa orele disponibile care pot fi alese de către clienții tăi).

Apoi poți seta programul de lucru precum și perioada de pauză dintre sarcini (detalii mai jos).

După ce completezi toate câmpurile, apasă pe butonul Adaugă pentru salvarea planificatorului.

4.) Setarea programului de lucru și a pauzei dintre întâlniri

Vei putea seta programul de lucru conform orarului tău precum și numărul de minute înainte și/sau după o întâlnire ca și pauză. Sistemul va ține cont automat de numărul de minute setat înaintea și după o programare astfel încât să îți poți organiza mai bine întâlnirile și ia în calcul un programul de lucru setat atunci când va afișa posibilitățile de programare.

5.) Preluarea link-ului pentru planificator

După ce ai salvat planificatorul, se va genera automat un link pe care îl poți copia prin click pe butonul încercuit. Acel link îl vei putea trimite clienților tăi într-un șablon de email pentru a le permite să înregistreze o nouă întâlnire sau programare.

6.) Construcția unui șablon de email pentru trimiterea link-ului

Linkul către pentru accesarea planificatorului funcționează doar daca este trimis din produsul in care a fost creat formularul.
Am creat un email simplu iar link-ul planificatorului l-am pus în spatele cuvântului „aici”.
Dacă ai nevoie de detalii legate de construcția unui șablon poți consulta pagina dedicată.

7.) Ce va vedea clientul tău?

După ce clientul tău va da click pe link-ul trimis, acestuia i se va afișa o pagină similară cu cea de mai jos. Aici va putea alege data și ora la care dorește să programeze o întâlnire.

Important: Sistemul detectează automat faptul că, pe cardul de pe care s-a trimis link-ul, pentru data de 4 martie 2022 există deja setată o sarcină pentru ora 12 cu durată de 2 ore (vezi imaginea de mai jos) și nu permite selecția acelui interval pentru a preveni cazurile de suprapunere a programărilor.

8.) Salvarea programării

Doar după ce se selectează o zi și o oră disponibile (adică, pe cardul de pe care se trimite link-ul, nu mai există alte sarcini pentru data/ora respectivă) se activează butonul Rezervare. Prin apăsarea acestuia, se vor salva datele în sistem.

9.) Confirmarea înregistrării datelor

10.) Înregistrarea programărilor în MiniCRM

După ce clienții tăi aleg o dată/oră disponibile și salvează datele, sistemul va crea automat o sarcină cu data/ora deja setate precum și cu câteva informații legate de solicitant.

După înregistrare unei întâlniri, la o nouă accesare a planificatorului de către client intervalul ales anterior este deja indisponibil în calendar (s-a ales anterior ziua de 4 martie ora 14:30).