Secvențe de follow-up (automatizări)

Rezumat

Este posibil ca, în funcție de pachetul de abonare pe care l-ai ales, să nu ai această opțiune.

Ce reprezintă o secvență de follow-up sau o automatizare?

Secvențele de follow-up sau automatizările cum le numim mai frecvent reprezintă o serie de acțiuni pe care sistemul le poate executa singur, fără intervenție umană, în anumite condiții bine stabilite.

Câteva exemple de automatizări

  • Generearea unei sarcini pentru utilizatori în anumite condiții (de exemplu, dacă la X zile de la data trimiterii unei oferte nu s-a făcut follow-up pentru acea ofertă, sistemul poate genera automat o sarcină în care să utilizatorul să fie notificat de acest lucru).
  • Clientul poate primi un email automat atunci când i se emite o nouă factură.
  • Clientul poate primi un SMS care să conțină informații legate de livrare în momentul în care se marchează o comandă ca fiind livrată.
Mesajele SMS nu vor fi transmise noaptea între 23:00 și 07:30. Dacă setați automatizarea în mod incorect, aceste SMS-uri nu vor fi trimise mai târziu. Un SMS poate conține maximum 160 de caractere (inclusiv spații). Dacă un text conține 161 de caractere vei fi taxat dublu. Prețul unui sms poate varia în funcție de caracterele speciale pe care le folosești (ex: dacă folosim diacritice conține maximum într-un sms este de 70 de caractere cu tot cu spații)

Ce acțiuni poate face o secvență de follow-up?

  1. Poate trimite un email clientului
  2. Poate trimite un SMS clientului
  3. Poate trimite un email utilizatorului
  4. Poate genera o sarcină pentru utilizator

Combinarea acestor acțiuni pot genera soluții complexe și creative în care se pot folosi automatizările.

Pașii pentru setarea unei automatizări

O automatizare reprezintă îmbinarea dintre un șablon și un filtru.

1.) Construcția șablonului

O automatizare are nevoie de un șablon întrucât acesta reprezintă conținutul automatizării (ceea ce este afișat).

Atunci când construiești șablonul pentru automatizare, alege tipul șablonului în funcție de acțiunea pe care o va face automatizarea (șablon de tip sarcină pentru o automatizare care generează o sarcină, de tip email pentru trimiterea unui email automat).

Pentru detalii legate de construcția șabloanelor consultă pagina dedicată.

2.) Construcția filtrului

Filtrul reprezintă condițiile în funcție de care va rula automatizarea.

Pentru detalii legate de construcția filtrelor consultă pagina dedicată.

Atenție! Nu modifica un filtru care face parte dintr-o automatizare (fundal galben). Dacă este nevoie de modificarea lui, dezactivează întâi automatizarea, modifică filtrul și apoi reactivează automatizarea. În caz contrar automatizarea va produce efecte pentru întreaga bază de date.

3.) Setarea automatizării

După ce ai construit și setat șablonul și filtrul, poți configura automatizarea. Pentru a crea automatizarea, după ce salvezi filtrul, apasă pe butonul Secvență de follow-up.

În fereastra care apare apasă pe butonul Adaugă.

Se va deschide fereastra de configurare a secvenței de follow-up.

În funcție de setările sistemului tău opțiunea Trimite SMS Clientului este posibil să fie dezactivată (ca în imaginea de mai sus). Pentru activarea acesteia trebuie să activezi serviciul SMS în produsul în care construiești automatizarea.
În funcție de nevoie, trage din dreapta spre stânga acțiunea pe care dorești să o automatizezi.
Caseta Pașii secvenței de follow-up îți permite să setezi următorii parametrii:
  • Zile întârziere – reprezintă numărul de zile, de la data îndeplinirii condițiilor din filtru, după care va rula automatizarea. În cazul de mai sus, automatizarea va rula la o zi după ce condițiile din filtru vor fi îndeplinite.
  • Sincronizare – se referă la zilele în care automatizarea produce efecte. Poți selecta dintre o anumită zi, zile de weekend sau zile lucrătoare. În dreapta acestui câmp poți selecta și ora de la care automatizarea să producă efecte. Poți seta astfel ca o automatizare care trimite SMS-uri, de exemplu, să le trimită doar în cursul săptămânii după ora 9.
  • Șablon – îți permite să alegi șablonul pe care vrei să îl folosești.
  • Destinatar – cel care va primi sarcina sau emailul.

 

Suplimentar pentru o automatizare care trimite un email vei mai avea următorii parametrii:

  • Expeditor – persoana din partea căreia se trimite emailul.

După ce ai făcut toate setările apasă pe Salvează.

Dacă în secvența de fallow up punem mai multe acțiuni care dorim să se desfășoare la distanțe diferite de zile trebuie să știm că timpul din secțiunea zile întârziere se referă la zilele de întârziere de la efectuarea ultimei acțiuni. Exemplu dacă la o zi de la îndeplinirea condiției vreau să se trimită un e-mail către client și la cinci zile să se trimită o sarcină utilizatorului la prima secțiune voi pune unu iar la cea de-a doua secțiune voi pune patru astfel încât vor trece exact cinci zile de la îndeplinirea condiției din filtru.

 

Următorul pas este activarea automatizării. Pentru aceasta apasă pe Activează.

 

Fereastra care apare după ce ai apăsat pe Activează, îți permite să alegi produs de aplicare al automatizării. Poți alege să activezi automatizare pentru toate cardurile din baza de date (în acest caz nu vei bifa opțiunea Doar carduri noi) sau poți activa automatizarea doar pentru cardurile introduse ulterior activării (în acest caz vei bifa opțiunea Doar carduri noi).

Această opțiune este extrem de utilă mai ales în cazurile în care ai deja o bază de clienți mare și nu dorești ca o anumită automatizare să producă efecte și pentru clienții vechi ci doar pentru cei noi.

Dezactivarea unei secvențe de follow-up

Dacă dorești dezactivarea unei automatizări trebuie să apoi să apeși pe ”Secvențe de follow-up” de lângă numele produsului în care ai creat automatizarea.

 

Din lista care apare selectează automatizarea pe care vrei să o dezactivezi dând click pe ea și apoi în fereastra care apare apasă Dezactivează.

Tot de aici poți șterge automatizarea dacă dai click pe coșul de gunoi din dreapta butonului Dezactivează.