Formulare

Pentru a crea și folosi formulare în sistem trebuie să ai drepturi de administrator

Poți crea formulare în MiniCRM pe care să le integrezi apoi în site-ul tău iar atunci când cineva completează formularul pe site datele intră automat în sistem sau poți redirecționa toate emialurile primite la o anumită adresă către MiniCRM și orice email primit se va transforma automat într-un card în sistem.

Așadar, formularele te pot ajuta să salvezi timp.

Tipuri de formulare

Pentru a avea acces la formular de creare card și formular de modificare card trebuie să achiziționezi addon-ul Formulare interne (mai multe detalii despre acest addon aici).
  • Formular standard –  acest formular poate fi integrat pe site-ul tău iar atunci când este completat va genera un card de oportunitate direct în sistem.
  • Formular link – acest tip de formular se folosește pentru pre-completarea unui câmp și este cel mai des folosit în emailuri pentru evaluarea gradului de satisfacție al clienților.
  • Formular de prelucrare a emailurilor primite – formular care crează un card nou atunci când se trimite un email către adresa redirecționată către acest formular.
  • Formular de creare card – acest tip special de formular îți permite să selectezi ce câmpuri vrei să completezi atunci când creezi un card nou (altele pe lângă nume, prenume, poziție, etc.).
  • Formular de modificare card – tip special de formular care îți permite să modifici datele de pe un card deja existent. Folosind acest tip de formular poți edita anumite câmpuri în funcție de pasul în care ești cu acea oportunitate.

Adăugarea unui formular nou

Pentru a adăuga un formular nou click pe săgeata de lângă numele modulului în care dorești să adaugi formularul și selectează opțiunea Formulare.

În fereastra care apare poți adăuga un formular standard nou (apăsând direct pe Formular nou) sau să adaugi un alt tip de formular prin click pe săgeată și selectând opțiunea dorită.

Se deschide fereastra în care poți configura formularul dorit. Poți să setezi un titlu pentru formularul tău și să adaugi câmpurile de care ai nevoie.

În plus, pe partea din dreapta a ferestrei ai o serie de setări pe care le poți face:

  • Pagina de mulțumire – poți seta aici un URL către care cel care completează formularul va fi redirecționat după completarea acestuia (după ce apasă butonul Trimite).
  • Identifică cardul – opțiunea permite transmiterea identității celui care a completat formularul către un alt formular, dacă este cazul (în cel de-al doilea formular, persoana nu va mai trebui să-și introducă numele, prenumele și alte informații deja introduse în primul formular).
  • Email de confirmare – poți seta un email de auto-răspuns pe care să îl primească cel care completează formularul (după completarea acestuia).
  • Limba mesajului de eroare – poți seta limba de afișare a unui eventual mesaj de eroare.
  • Acțiuni identificate – poți seta acțiunea care să fie făcută după completarea formularului (adăugare card de fiecare dată, actualizare card sau mesaj de eroare dacă un card există deja în numele clientului).
  • Notificare – după completarea formularului, sistemul poate trimite o notificare printr-un email către un anumit utilizator.
  • Text pe butonul submit – îți permite să modifici textul afișat pe butonul de salvare a datelor.
  • Double opt-in sign up – activează un mecanism de confirmare suplimentară și de activare a adresei de email. Dacă este folosită această opțiune, după completarea formularului, persoana care completează formularul va primi un email de activare a adresei de email și doar după ce dă click pe link-ul din acel email își va activa adresa de email pentru comunicări ulterioare. Până la confirmarea adresei de email niciun email nu va fi trimis pe adresa respectivă.

Pentru a adăuga câmpuri în formularul tău dă click pe Adaugă câmp și se va deschide o fereastră din care poți selecta ce câmp vrei să adaugi.

Câmpurile adăugate pe formulare pot fi setate să fie obligatorii de completat, opțional sau cu valoare fixă (câmp ascuns). Pentru a seta una din aceste opțiuni dă click pe .

Câmpurile opționale pot fi lăsate necompletate, cele obligatorii impun completarea (apare mesaj de eroare dacă nu sunt completate) în timp ce setarea opțiunii Valoare fixă (câmp ascuns) îți permite să alegi anumite valori care să se precompleteze automat în sistem, fără a apărea pe formular. De exemplu, poți avea în sistemul tău un câmp Sursă (sursa din care a venit un lead) și pe formular poți seta acest câmp ca și valoare fixă (câmp ascuns) și să selectezi site-ul pe care ai postat formularul. La fiecare înregistrare a unui lead, câmpul sursă va conține valoarea setată de tine.

După ce ai adăugat toate câmpurile de care ai nevoie, poți previzualiza formularul tău.

După ce ai finalizat toate setările și adăugarea câmpurilor, poți prelua codul pentru a insera formularul pe site-ul tău.

Dacă îți dorești să personalizezi formularul (să editezi partea de CSS) sau să ai acces la codul acestuia, poți da click pe Pentru descriere detaliată, click aici și să preiei codul detaliat al acestuia.

Adăugarea unui formular link

Formularele link sunt foarte utile atunci când îți dorești ca valoarea unui anumit câmp de pe un card (de tip dropdown) să fie modificată în funcție de link-ul selectat dintr-un email.

Astfel, poți include într-un email de ofertare, de exemplu, două link-uri de genul sunt interesat de ofertă și nu sunt interesat de ofertă. Destinatarul emailului va selecta una din aceste valori iar pe cardul lui un câmp își va schimba automat, în momentul selecției, valoarea reflectând dorința clientului. Apoi este foarte ușor să creezi un filtru și să contactezi doar clienții interesați de ofertă.

Primul pas pentru crearea acestui tip de formular este să creezi un câmp pe cardul de oportunitate care vrei să își schimbe automat valoarea. Vom seta acest câmp ca Read only întrucât valoarea lui va fi modificată automat și nu este necesară intervenția umană.

Pentru adăugarea unui formular de tip link, din pagina formularelor dă click pe săgeata de lângă butonul Formular nou și selectează opțiunea Nou link. Apoi vom căuta și adăuga pe formular câmpul pe care l-am adăugat pe cardul de oportunitate.

Vei selecta apoi pentru a configura una din valorile respectivului câmp.

Și vei selecta valoarea dorită. Apoi apasă Salvează pentru ca modificările să fie salvate.

Redenumește apoi formularul astfel încât să îți fie ușor să îl identifici în lista de formulare.

În partea dreaptă sistemul a genera un link unic pe care să îl copiezi și să îl incorporezi în emailul tau. Ai grjă să bifezi opțiunea Identifică cardul pentru ca sistemul să asocieze corect selecția făcută pe cardul persoanei care a făcut selecția.

Apoi poți insera link-ul în șablonul de email care se va trimite clientului folosind butonul link din bara de instrumente. Completează apoi link-ul copiat anterior și bifează și aici opțiunea Identifică cardul. Procedează la fel și pentru celelalte valori ale câmpului și inserează link-ul generat de fiecare formular pe opțiunea corespunzătoare.

Adăugarea unui formular de prelucrare a emailurilor

Adauga formularul din pagina formularelor dând click pe săgeata de lângă butonul Formular nou și selectând opțiunea Prelucrare nouă a emailurilor primite.

Pe formular vom adăuga câteva câmpuri care vor genera o sarcină utilizatorului în momentul în care un card este creat (adică atunci când se primește un email).

Pentru aceasta vei selecta categoria Sarcină și apoi cele două câmpuri care ne interesează și anume Conținutul sarcinii și Termen limită.

Câmpurile vor fi adăugate și le vom edita folosind butonul pentru a adăuga conținutul sarcinii. Apasă apoi pe Salvează.

Formularul este acum setat, îți mai rămâne doar să setezi o regulă de redirecționare direct din server a emailurilor primite pe o anumită adresă (sesizari@…, helpdesk@…, ajutor@…) să fie redirecționate către adresa de email unică generată de sistem în căsuța din partea dreaptă.

Fiecare email trimis către adresa generată de sistem va deschide câte un card nou în sistem.

AtențieRedirecționați către acest tip de formulare doar emailuri primite pe adrese specifice de genul celor indicate mai sus. Redirecționând o adresă de email comună, folosită pentru comunicarea cu clienții, va genera câte un card nou pentru fiecare email primit.

Adăugarea unui formular pentru crearea cardurilor

Din fereastra formularelor selectează opțiunea Formular creare card nou pentru a adăuga un astfel de formular. Adaugă apoi câmpurile pe care vrei să le completezi pentru crearea unui card nou. Redenumește formularul pentru a-l regăsi mai ușor ulterior.

Apoi, în fereastra principală a modulului în care ai adăugat formularul, dă click pe săgeată de lângă butonul Oportunitate nouă și poți selecta formularul creat anterior pentru crearea unui card nou.
În locul ferestrei standard îți va fi afișat formularul setat de tine. După ce vei apăsat pe Trimite ți se va deschide cardul nou creat având câmpurile din formular precompletate.

Adăugarea unui formular de modificare card

Din fereastra formularelor selectează opțiunea Formular modificare card nou și setează câmpurile pe care dorești să le modifici rapid.

Redenumește formularul pentru a-l identifica mai ușor ulterior.

Apoi vei putea modifica anumite câmpuri selectate de tine anterior într-un mod rapid, fără a mai fi nevoie să scrollezi până la acele câmpuri. Apăsând Trimite valorile completate se salvează.