Generarea automată de PDF-uri

Pentru a putea genera automat PDF-uri deja completate în sistem, vei avea nevoie de add on-urile de Automatizări interne și Generare de PDF-uri. Pentru a verifica dacă acestea sunt incluse în abonamentul tău, mergi în secțiunea de Abonare și vezi dacă sunt bifate. Dacă nu le ai dar ți le dorești, scrie-ne la suport@minicrm.ro și te ajutăm cu drag să le incluzi în pachetul tău. 

5 pași prin care să-ți pregătești sistemul pentru generarea automată de documente

Pasul 1: Pregătește șablonul documentului care vei dori să fie generat automat și încarcă-l

În exemplele de mai jos vei vedea o formatare cu roșu, pentru a evidenția datele completate automat și variabilele folosite. Felul în care formatezi variabilele (cu font-uri, culori și stilizări) va fi și felul în care informațiile aferente vor apărea.  

Primul pas pentru a putea genera documente deja completate din sistemul tău de MiniCRM este să pregătești șablonul documentelor respective (ex: contracte, oferte, etc.).

În acest sens, deschide documentul șablon și completează-l cu variabilele câmpurilor din MiniCRM unde ții informațiile aferente.

În exemplul de mai jos, ai în față un model de contract de prestări servicii. În acesta se regăsesc informații despre client precum numele companiei, adresa, datele de contact etc. Tot ce apare cu roșu a fost preluat din MiniCRM, de pe cardul de companie.

 

Ca să poți obține și tu un rezultat similar, va trebui să completezi zonele de „………” din documentul tău cu variabile din MiniCRM. Acestea reprezintă niște bucățele de cod care vor aduce în documentul tău informații din câmpurile din sistem.

Așadar, pentru a-ți personaliza documentul cu variabile, mergi în secțiunea de Șabloane a modulului din care vei dori să generezi documentul.

De aici, mergi pe butonul verde Șablon nou și alege să creezi un șablon de sarcină nou. Nu vom crea un șablon propriu-zis, însă vom avea nevoie de acesta temporar, ca pânză de lucru.

Odată ce te afli în panoul de editare al sarcinii, uită-te după o iconiță care arată ca o piesă de puzzle și dă click pe aceasta.

Ce ți se va deschide va fi o fereastră în care vei putea accesa informațiile din toate câmpurile pe care le ai în sistem. Acestea vor fi împărțite în mai multe categorii, în funcție de zona în care se află în MiniCRM.

În prima categorie (care aici se numește Oportunitate, dar la tine poate să difere), vei regăsi câmpurile pe care le ții pe cardul de oportunitate (ex: măsurători, suma ofertelor trimise, date stabilite pentru întâlniri etc.)

În categoria de Persoană vei regăsi câmpurile referitoare la persoana principală de contact (ex: nume, prenume, date de contact, funcția etc.)

În categoria de Companie vei regăsi informațiile de pe cardul de companie (ex: numele companiei, CUI-ul firmei, codul fiscal, numărul de angajați, industria etc.)

În categoria de Adresă vei regăsi detaliile adreselor companiilor (ex: județ, oraș, stradă, număr, cod poștal etc.)

În categoria de Emițător vei putea prelua automat datele din MiniCRM ale acelui utilizator care trimite un e-mail către contactele la care o să generezi acest PDF (ex: nume, semnătură, număr de telefon)

În categoria de Destinatar vei regăsi informații asemănătoare cu cele din categoria de Persoană însă, spre deosebire de aceasta, aici poți trece informații despre oricare dintre persoanele de contact, în funcție de cine va primi e-mailul de la tine.

În categoria de Data vei putea calcula automat diverse date (ex: data de azi în cazul contractelor)

Caută variabilele de care ai nevoie una câte una și editează-le după cum apare și în imaginea de mai jos. Apoi, adaugă-le în documentul tău original.

Finalmente, documentul original ar trebui să arate precum exemplul de mai jos, cu variabilele de care tu ai nevoie:

Odată ce ai terminat de editat documentul, ieși din șablonul de sarcină pe care l-am folosit până acum drept pânză. Întoarce-te în zona de Șabloane și alege să creezi un Șablon nou încă odată, însă de tip fișier acum.

Încarcă documentul editat, dă-i un nume sugestiv și atribuie-i un folder. Click pe butonul albastru Adaugă.

După încărcare, vei vedea și o previzualizare a documentului. Dacă variabilele au dispărut, iar în locul lor vezi spații goale ca în imaginea de mai jos, atunci toate variabilele au fost interpretate cu succes de sistem iar în locul lor vor apărea informații despre clienți.

Dacă încă mai ai variabile care apar, atunci, mai mult ca sigur, a apărut undeva o greșeală și trebuie să te reîntorci la editarea documentului ca să o corectezi.

 

Pasul 2: Asigură-te că ai un câmp dedicat documentului care va fi generat pe cardul tău de oportunitate

Asigură-te că, pe cardul tău de oportunitate, există un câmp de tip atașament care va putea găzdui documentul generat în mod automat – cum este cel de mai jos.

Dacă nu ai încă un astfel de câmp, poți adăuga unul chiar acum atât timp cât ai drepturi de administrator. Mergi pe cele trei bulinuțe din colțul din dreapta sus și dă click pe Editează câmpurile.

În partea din dreapta a ecranului în care vei fi redirecționat, vei găsi toate tipurile de câmpuri pe care le poți adăuga pe cardul tău de oportunitate. Ultimul tip va fi Atașament nou. Click pe acesta și trage-l (cu drag & drop) oriunde pe cardul de oportunitate, a cărui configurare o s-o găsești în zona din stânga. Click pe cheiță ca să și denumești câmpul sugestiv și apoi pe Salvează.

După ce ai salvat câmpul, dă click pe Înapoi. Cardul de oportunitate va fi actualizat automat, pentru toți clienții tăi.

 

Pasul 3: Construiește filtrul cu condițiile în baza căruia documentul se va genera automat

Mergi înapoi în ecranul principal al modulului în care vei dori să generezi documentul și dă click pe Filtru – Adaugă filtru.

Condițiile de filtrare pe care va trebui să le selectezi aici se împart în două categorii:

  • un număr de condiții de double-checking, prin care filtrul se va asigura că toate câmpurile care se vor auto-completa sunt în regulă și în MiniCRM (câmpurile care fac referire la variabilele pe care le-ai adăugat în document)
  • o condiție care va fi declanșatorul generării automate a PDF-ului (de exemplu, schimbarea de status)

Așadar, ca prim pas aici, selectează ca și condiții de filtrare toate câmpurile pe care le-ai adăugat ca și variabile în documentul tău. Ca și criteriu, selectează este setat. Astfel vei împiedica generarea documentului cu spații goale, atunci când o informație lipsește la vreun client.

Odată setate toate condițiile de double-checking, adaugă și condiția care va declanșa generarea documentului – de exemplu, schimbarea de status.

Salvează filtrul și dă-i și lui o denumire sugestivă:

Pasul 4: Construiește automatizarea

După ce ai salvat filtrul, ți se va activa și butonașul de Secvență de follow-up de sub acesta (dacă ai în pachet Automatizările interne), Dă click pe acesta, iar apoi pe Adaugă.

Ecranul în care vei fi acum redirecționat este cel de construire a automatizării în sine. În partea din dreapta vei regăsi pașii din care poți alege în construirea automatizării, iar în partea din stânga vei vedea efectiv configurarea ei propriu-zisă, pas cu pas.

Trage, așadar, pasul de Generarea fișierelor PDF în zona de configurare. De aici, poți selecta ca detalii ale acestui pas ce vezi și în imaginea de mai jos.

Numărul de zile de întârziere va indica la cât timp după îndeplinirea condițiilor din filtru (ex: după mutarea în statusul de Semnare contract) să se genereze documentul.

Sincronizarea va avea în vedere momentul generării.

Documentul șablon va fi documentul generat – selectează aici ce ai personalizat la Pasul 1.

Câmp al cardului va fi câmpul în care documentul va fi generat – selectează ce ai creat la Pasul 2.

Salvează pasul și apoi Activează automatizarea.

La activarea automatizării vei fi întrebat dacă dorești ca PDF-ul să se genereze doar pentru clienții care vor intra în filtru de-acum încolo (Doar cărți noi) sau și pentru aceia pe care îi ai deja în filtru (Toate cardurile). Pentru o mai bună monitorizare și mai mult control, îți recomandăm să alegi aici Doar cărți noi.

Și gata automatizarea! 🙂

Pasul 5: Începe să generezi PDF-uri automat!

În funcție de criteriul declanșator pe care l-ai selectat în filtru (ex: schimbarea de status) poți începe să testezi automatizarea.

ATENȚIE: Automatizarea nu va rula instant, ci abia după 10-15 minute de la activarea declanșatorului!
SFAT DE EXPERT: Dacă nu vrei să aștepți 10-15 minute ca automatizarea să ruleze, poți seta încă o automatizare separată care să și trimită documentul respectiv în mod automat, către client (sau chiar către tine, pe e-mail). Dacă vrei să vezi cum o poți crea, urmărește video-ul de mai jos! 🙂