Brief primit pe e-mail, modificat la ședință: un șablon de fișă de proiect pentru agențiile de marketing
Publicat: 2026. 11. 12.
/
Brief-ul ajunge pe e-mail, iar la ședință se schimbă obiectivele, publicul sau termenul de livrare. După întâlnire, echipa trebuie să clarifice ce s-a modificat, ce rămâne valabil și ce urmează. Dacă deciziile sunt împrăștiate în notițe separate, revizuirea poate începe cu întrebarea: care este brief-ul actual?
Ce iei din articol
- Un șablon de fișă de proiect care te ajută să consemnezi brief-ul primit și schimbările agreate.
- Câmpuri utile pentru obiective, public, livrabile, responsabil, termene și aprobări.
- Un mod practic de a urmări comunicarea și sarcinile după aprobarea brief-ului.
Mai jos găsești șablonul fișei de proiect, o regulă pentru versiunile brief-ului și un mesaj de trimis după fiecare ședință.
Pe parcurs, poți adapta fișa la modul în care agenția ta de marketing primește feedback și gestionează proiectele. Astfel, ai un punct de plecare clar când se schimbă brief-ul și păstrezi la îndemână deciziile deja luate.
Șablonul fișei de proiect
| Câmp | Ce notezi | Exemplu |
|---|---|---|
| Client și persoană de contact | Numele companiei și al persoanei care transmite feedbackul și aprobă livrabilele. | Acme SRL – Maria Popescu |
| Versiunea brief-ului și data | Numărul versiunii și data la care a fost actualizată fișa. | v2 – 12 martie 2026 |
| Obiectiv | Rezultatul pe care proiectul trebuie să îl obțină. | Atragerea de cereri pentru serviciul nou |
| Public-țintă | Persoanele sau segmentele cărora li se adresează proiectul. | Manageri de IMM-uri din România |
| Livrabile | Materialele și serviciile care vor fi predate. | Landing page, trei e-mailuri și raport de campanie |
| Buget | Bugetul aprobat și, dacă este cazul, costul modificărilor. | 5.000 de lei |
| Termene | Deadline-urile pentru livrabile și aprobări. | Prima variantă: 20 martie; lansare: 1 aprilie |
| Responsabilul agenției | Persoana din agenție care coordonează proiectul. | Andrei Ionescu, project manager |
| Persoana care aprobă din partea clientului | Numele persoanei care validează livrabilele și schimbările. | Maria Popescu, director de marketing |
| Schimbări față de versiunea anterioară | Modificările introduse și motivul pentru care au fost cerute. | Se adaugă două materiale pentru promovarea produsului nou |
| Decizii deschise | Întrebările și aprobările care trebuie clarificate. | Confirmarea bugetului media și a mesajului final |
Fiecare schimbare primește o versiune nouă a brief-ului (v1, v2, v3), împreună cu data, persoana care a solicitat-o și impactul asupra termenelor și bugetului.
Schimbările care nu ajung în factură
Nu orice ajustare este o simplă corectură. Consideră că adaugă muncă orice schimbare care introduce livrabile noi, cere o direcție creativă suplimentară, modifică numărul de variante sau prelungește etapele și termenele proiectului. Notează fiecare solicitare în fișa proiectului, cu timpul estimat, impactul asupra bugetului și versiunea brief-ului în care apare.
Responsabilul agenției verifică dacă solicitarea se încadrează în brief-ul aprobat, iar persoana autorizată din partea clientului aprobă modificarea și costul aferent. Nu începe lucrul suplimentar până când aprobarea nu este consemnată în scris, în istoricul proiectului sau într-un document acceptat de ambele părți.
După aprobare, actualizează brief-ul și bugetul, creează o poziție separată pentru livrabilul suplimentar și facturează-l distinct de serviciile incluse inițial. În acest fel, clientul vede ce s-a cerut și aprobat, iar agenția poate urmări clar orele și costurile.
De exemplu: 3 modificări neînregistrate per proiect × 4 ore fiecare × 150 lei/oră = 1.800 lei per proiect. Pentru 10 proiecte pe lună, impactul total al muncii nefacturate ajunge la 18.000 lei.
Concluzii cheie
- Păstrează într-o singură fișă brief-ul actual, cu obiectivele, livrabilele, termenele și deciziile valabile.
- La fiecare schimbare, creează o versiune nouă a brief-ului, astfel încât istoricul modificărilor să rămână clar.
- Obține aprobarea clientului pentru schimbările care extind aria proiectului înainte să începi lucrul suplimentar.
- Trimite după fiecare ședință un mesaj de confirmare cu deciziile, responsabilitățile și următorii pași.
Cuprins
Cum urmărește managerul unei agenții de marketing cererile și oportunitățile într-un singur loc
Când un potențial client trimite un brief pe e-mail, managerul notează cerințele, schimbările apărute și următorul pas pentru proiect. Astfel, colegii găsesc contextul discuției și știu ce au de făcut mai departe.
Notează schimbările din brief
După o discuție despre administrarea campaniilor, consemnează obiectivul, serviciul cerut și orice modificare a brief-ului. Dacă se schimbă livrabilele, actualizează notițele și precizează ce trebuie revizuit în propunere.
Înregistrează data conversației și cine a transmis schimbarea. Colegul care preia proiectul găsește astfel contextul fără să caute prin mesaje separate.
Înregistrează istoricul proiectului
Notează discuțiile și serviciile livrate pentru fiecare client. Dacă firma a comandat anterior un audit de conținut, echipa poate ține cont de acel proiect când discută o colaborare nouă.
Când se schimbă persoana de contact sau brief-ul, actualizează informațiile și precizează ce decizie sau acțiune rămâne de luat. Astfel, echipa pornește de la contextul relevant pentru discuția curentă.
Stabilește următorul pas pentru fiecare oportunitate
Pentru fiecare solicitare, notează serviciul cerut, responsabilul și următoarea acțiune. Dacă brief-ul nu este complet, trece ce informații trebuie clarificate înainte de pregătirea propunerii.
După întâlnirea de descoperire, responsabilul poate trimite propunerea și poate înregistra când va reveni. Managerul vede oportunitățile fără un pas stabilit și clarifică cine continuă discuția.
Urmărește pașii rămași după livrarea campaniei
După livrarea unei campanii, notează serviciul prestat și concluziile. Dacă este nevoie de o discuție ulterioară despre un serviciu relevant, pornește de la obiectivele și rezultatele stabilite în proiect.
Pentru fiecare oportunitate, notează motivul pentru care avansează sau se oprește. De exemplu, precizează dacă propunerea așteaptă aprobarea bugetului ori clarificarea livrabilelor, apoi stabilește cine face următorul pas și până când.
Cum menții relația cu un client după aprobarea brief-ului
Aprobarea brief-ului stabilește punctul de pornire, dar nu încheie comunicarea. Pentru fiecare proiect, managerul agenției de marketing poate reuni deciziile, livrările și feedbackul într-un proces clar pentru client și echipă.
- Confirmă deciziile. După ședință, trimite clientului obiectivele, publicul, livrabilele și responsabilul. Notează schimbările față de brief-ul inițial, ca ambele părți să lucreze pe aceeași versiune.
- Stabilește reperele. Transformă fiecare livrare într-un pas cu responsabil și termen. Pentru o campanie, urmărește separat predarea conceptului, aprobarea materialelor și lansarea.
- Trimite actualizări cu un scop. Comunică ce s-a încheiat, ce așteaptă echipa și ce decizie trebuie să ia clientul. Dacă aprobarea întârzie, precizează ce livrare depinde de ea.
- Închide etapa și definește continuarea. După publicarea materialelor, consemnează concluziile și solicitările noi. Discută următorul pas pornind de la proiectul încheiat, nu de la o ofertă generică.
O evidență comună susține relația cu clientul pe parcursul proiectului. Păstrează brief-ul, aprobările și feedbackul într-un loc accesibil, astfel încât colegul care preia comunicarea să găsească rapid contextul.
Poți folosi acest mesaj după ședință: „Am actualizat brief-ul (v2) cu deciziile de azi: lansarea se mută pe 15 martie, iar publicul principal devine antreprenorii din Cluj. Ana livrează conceptul până joi. Avem nevoie de logo în format vectorial până marți.”
Stabilește un ritm de actualizare potrivit etapelor proiectului și anunță clientul când este necesară o decizie. Astfel, fiecare comunicare îi arată ce s-a făcut și ce urmează.
Cum urmărești clienții și proiectele agenției tale de marketing în MiniCRM
MiniCRM ajută agenția ta de marketing să urmărească leadurile, proiectele și pașii următori într-un singur loc. Este util când briefurile și deciziile circulă prin e-mail, iar echipa are nevoie de o evidență comună a relației comerciale.
Pentru fiecare solicitare, poți desemna un responsabil și înregistra etapa oportunității. Astfel, managerul vede cine continuă discuția, ce s-a stabilit și unde lipsește o acțiune.
- Responsabil pentru fiecare lead: atribuie solicitarea unui coleg, care urmărește conversația și actualizează etapa comercială.
- Sarcini pentru follow-up: după o ședință sau trimiterea unei propuneri, creează o sarcină cu responsabil și termen, ca revenirea să fie vizibilă.
- Istoric la nivelul clientului: păstrează notițele, interacțiunile și oportunitățile asociate, astfel încât colegii să găsească repede contextul relevant.
- Extensie Gmail/Outlook: salvează brief-ul și răspunsurile clientului direct în fișa proiectului.
- Integrare WhatsApp: înregistrează în istoricul proiectului aprobările primite prin telefon.
- Modul de Management de Proiect: gestionează sarcinile și termenele pentru fiecare livrabil.
- Carduri conectate: leagă fișele freelancerilor și furnizorilor de proiect.
- Sarcină automată: programează o activitate cu 30 de zile înainte de expirarea contractului.
- Facturare pentru livrabile suplimentare: emite facturi prin integrarea cu SmartBill.
Când clientul schimbă brief-ul, actualizează informațiile și înregistrează noua decizie. Echipa poate consulta aceeași evidență înainte de a pregăti următoarea livrare sau de a discuta o modificare.
MiniCRM se integrează cu Gmail, Outlook și calendarele Google și Outlook. Aceste integrări pot susține fluxul de lucru al echipei, iar responsabilitățile și termenele pot fi urmărite în CRM.
Vezi cum arată fișa unui proiect de agenție în MiniCRM
Fă din următorul brief un punct de plecare clar
La următorul proiect, testează o regulă simplă: notează deciziile importante și schimbările brief-ului în fișa comună, nu doar în e-mailul de după întâlnire. La final, verifică împreună cu echipa ce informații au fost utile și ce a rămas neclar.
Exercițiul îți arată dacă procesul se potrivește modului în care agenția ta de marketing lucrează cu clienții. Poți ajusta șablonul înainte de a-l folosi în proiecte diferite și poți evita câmpurile care nu ajută echipa să ia o decizie sau să continue comunicarea.
Un CRM de marketing poate fi următorul pas când fișa, mesajele și sarcinile nu mai oferă o imagine comună asupra relației cu clientul. Alege procesul care provoacă cele mai multe întreruperi și stabilește ce informații trebuie urmărite.
Întrebări frecvente
Cine este autorizat să editeze brief-ul?
Brief-ul este editat de responsabilul agenției desemnat pentru proiect și de persoana autorizată din partea clientului. Fiecare modificare trebuie să includă versiunea, data, autorul și impactul asupra livrabilelor, termenelor și bugetului.
Cum gestionezi schimbările clientului după aprobarea brief-ului?
Înregistrează solicitarea ca o versiune nouă a brief-ului, descrie diferențele față de versiunea aprobată și estimează impactul asupra muncii, termenelor și bugetului. Cere aprobarea clientului înainte de a începe lucrul suplimentar.
Cum facturezi modificările solicitate pe parcurs?
Separă modificările de livrabilele incluse inițial, notează timpul și costul aprobate și adaugă-le ca poziții distincte pe factură. Păstrează aprobarea și legătura cu versiunea brief-ului în istoricul proiectului.
