De ce pierde o școală de limbi străine cursanți după testul de nivel (și cum afli exact la ce pas)

Article by

Laura Gâță

Creative & Growth Manager MiniCRM România

În septembrie, 40 de părinți programează testul de nivel, 32 îl fac, iar două săptămâni mai târziu doar 15 copii sunt în grupe. Nimeni din școală nu știe ce s-a întâmplat cu ceilalți 17.

De ce nu vezi unde se pierd cursanții

Totalul înscrișilor îți spune câți au rămas, nu și când au plecat ceilalți. Fără un pas notat după test, o înscriere ratată arată la fel ca oricare alta.

Te-ai uitat vreodată câți dintre cei testați au primit efectiv o recomandare? Știi cine trebuia să revină la cei care n-au răspuns?

Cel mai des, informația se pierde în trei locuri:

• rezultatul testului rămâne într-o notiță separată;
• recomandarea pleacă pe e-mail, iar răspunsul vine pe telefon;
• nimeni nu are trecut în dreptul cursantului un pas următor și un termen.

Problema este de proces, nu de oameni: nu există un pas care să-și amintească de cursantul tăcut.

Cei 5 pași de după test și unde se pierde fiecare

Parcursul are cinci etape: test făcut, recomandare trimisă, program discutat, ofertă și înscriere. La fiecare, numeri câți au ajuns și câți s-au oprit.

Exemplu cu cifre ilustrative: 40 de părinți programează testul, iar numerele de mai jos nu sunt date reale.

Aritmetica: 8 + 4 + 8 + 5 = 25 pierderi, iar 40 − 25 = 15 înscriși.

Cea mai mare pierdere cumulată apare între recomandare și înscriere. Acolo merită să începi.

Cum notezi motivul renunțării

O etichetă generală precum „pierdut” nu te ajută. Notează motivul în cuvintele cursantului și apoi grupează-l într-o categorie.

• „Programul nu se potrivește.”
• „Nu am înțeles ce nivel a rezultat.”
• „Voiam engleză conversațională, nu gramatică.”
• „Mă mai gândesc.”

Nu confunda indisponibilitatea profesorului cu refuzul cursantului. În primul caz propui alt program, în al doilea ceri motivul și îl înregistrezi.

Regula practică: dacă testul s-a încheiat, dar recomandarea nu a fost comunicată, responsabilul contactează cursantul și notează răspunsul. Dacă recomandarea a fost refuzată, notezi motivul înainte să propui o alternativă.

La 2 zile după test, fără răspuns, secretariatul poate trimite acest mesaj:

Bună ziua! Vă scriem în legătură cu testul de nivel făcut acum 2 zile. Ați primit recomandarea noastră de curs și programul propus.

Este clar nivelul care a rezultat? Se potrivește intervalul orar cu disponibilitatea dumneavoastră?

Dacă preferați alt format sau alt obiectiv, spuneți-ne și revenim cu o alternativă. Ne puteți răspunde direct la acest mesaj.

Cu respect, Secretariatul școlii

Înlocuiești numele și semnătura cu cele ale școlii tale înainte de trimitere.

Ce schimbi în următoarea perioadă de înscriere

Alege o singură schimbare și urmărește ce se întâmplă. Dacă schimbi cinci lucruri deodată, nu mai știi ce a funcționat.

La finalul fiecărei perioade, parcurge această verificare:

• Compară testele efectuate cu recomandările trimise.
• Verifică dacă fiecare recomandare are un responsabil și o dată de revenire.
• Grupează motivele de neînscriere după limbă, nivel și program.
• Întreabă profesorii dacă nivelul evaluat se potrivește cu cel observat la curs.

Folosește întrebări scurte după recomandare:

• Este clar ce nivel a rezultat din test?
• Se potrivește programul propus cu disponibilitatea ta?
• Preferi alt format sau alt obiectiv de învățare?
• Care este motivul principal dacă nu dorești să continui?

Pentru fiecare profesor, ține evidența limbilor, a nivelurilor și a intervalelor libere. Așa distingi între o problemă de potrivire și una de capacitate.

Mai multe idei găsești în ghidul nostru despre urmărirea cererilor de înscriere până la decizie și în checklistul pentru școli și centre de training.

Cum arată acest proces în MiniCRM

MiniCRM se adresează școlilor de limbi străine și centrelor de training. Un CRM pentru școli de limbi străine îți ține tot parcursul într-un singur loc, cu un responsabil la fiecare pas.

• Pipeline personalizat: interesat → test programat → test făcut → recomandare trimisă → ofertă → înscris.
• Câmp „motivul neînscrierii”: completat pe cardul cursantului, ca să grupezi ulterior motivele.
• Sarcină automată de revenire: apare când recomandarea nu primește răspuns în 3 zile.
• Lead-uri preluate automat: din formularele de pe site și din Facebook, fără introducere manuală.
• Carduri conectate: pentru firmele care trimit mai mulți angajați la cursuri.

Astfel, managerul vede în ce etapă se acumulează cursanții, iar secretariatul știe cui trebuie să-i scrie azi.

Ești o școală de limbi străine sau un centru de training? Vezi cum arată pipeline-ul de înscrieri în MiniCRM.