Procese optimizate și automatizate
Automatizarea sarcinilor rutiniere. Economie de timp și creșterea productivității muncii.
Beneficii ale automatizării proceselor de business
- economia de timp
- creșterea productivității muncii
- costuri reduse (ai nevoie de mai puțini angajați)
- utilizare mai eficientă a resursei umane
- risc mai redus de erori umane
- satisfacție a muncii ridicată (pentru că eliminăm rutina)
Exemplu de automatizare a proceselor
Problemă
Marius are o firmă de mobilier pentru bucătării la comandă. În pașii de la vânzare, la comandă și la execuție sunt implicate mai multe departamente și angajați.
Există mai mulți pași care trebuie urmați. Marius nu are pus la punct un sistem pentru asta. Pierde timp, apar des neînțelegeri, întârzieri și conflicte de program. Productivitatea echipei ar putea fi mai mare.
Soluție (1-3)
Pasul 1: Marius începe să folosească MiniCRM pentru sistematizarea activității. Primul pas este să plaseze pe website un formular de contact pentru potențialii clienți.
Detaliile solicitării din formular se înregistrează direct în sistemul MiniCRM.
Pasul 2: Andra, de la departamentul de vânzări, primește o sarcină automată de a contacta imediat potențialul client.
În MiniCRM, Marius a setat și un șablon de sarcină, astfel încât Andra știe exact ce are de clarificat. Se realizează apelul și se stabilește o comandă fermă, dacă vânzarea este reușită.
Pasul 3: La sfârșitul apelului, Andra stabilește pașii următori cu clientul. Va urma o vizită la client, pentru măsurători.
Andra are în sistem calendarul echipelor de măsurători și execuție. Alege un interval de timp disponibil în calendarul lui George, de comun acord cu clientul.
Soluție (4-6)
Pasul 4: Când Andra alege un interval disponibil, George primește automat un task, în care vede în ce zi, la ce oră și la ce adresă trebuie să meargă pentru măsurători. Are și toate detaliile comenzii pe același card de oportunitate, precum și datele de contact.
Clientul primește și el un mail automat, cu datele de contact ale lui George. Dacă se întâmplă ceva, îl poate suna și pot reprograma.
Pasul 5: George realizează măsurătorile și schimbă statusul cardului de client în MiniCRM. Acum, Alin, din echipa de execuție, primește o sarcină automată prin care trebuie să execute cât mai repede comanda.
Pasul 6: În paralel, MiniCRM a emis deja un contract și o factură de avans și le-a trimis automat către client. Doar în momentul în care se confirmă plata, Alin primește undă verde pentru a începe execuția.
Marius, Andra, George și Alin nu au nevoie să discute unul cu celălalt și nu trebuie să își trimită manual mesaje. Fiecare știe ce are de făcut de fiecare dată, iar întreg parcursul clientului și comenzii este prestabilit în mod eficient.
Se câștigă timp și se evită erorile. Dacă totuși apare o problemă, este ușor de identificat în MiniCRM unde s-a produs eroarea. Acum Marius are timp să se ocupe de chestiuni mai importante, cum ar fi strategia de dezvoltare a companiei, noi game de produse și servicii. Activitatea zilnică decurge aproape fără intervenția lui.
