Managementul utilizatorilor

Rezumat

  • Ai nevoie de drepturi de administrator pentru a avea acces la managementul utilizatorilor.

    Adăugarea unui utilizator nou

    Pentru a adăuga un nou utilizator în sistemul tău, mergi la meniul Setări. Apoi, din meniul Utilizatori click pe butonul Utilizator nou și completează prenumele, numele și adresa de email a noului utilizator și apoi apasă pe butonul Adaugă.

    Atenție! Recomandăm folosirea adreselor de email care conțin domenii de companie și evitarea creări de utilizatori cu adrese de email de tipul @yahoo.com, @gmail.com, @outlook.com. Aceste domenii sunt destinate uzului personal. Trimiterea de emailuri din MiniCRM presupune o serie de setări care pot fi făcute doar pe domeniile de companie.

    Noul utilizator va primi pe adresa de email specificată un link de activare a contului. Accesând acel link, acesta va putea să își seteze și parola.

    Linkul de activare a contului este valabil 7 zile.
    Dacă utilizatorul nu a reușit să își activeze contul în cele 7 zile, urmează instrucțiunile de pe pagina dedicată acestui subiect.
  • La finalul acestui articol, regăsești și un video pregătit de noi pentru a te ajuta cu adăugarea noilor utilizatori.

    Editarea datelor unui utilizator

    Ca și administrator poți edita datele oricărui utilizator însă nu îi poți schimba acestuia adresa de email sau parola. Acestea pot fi schimbate doar de către utilizatorul respectiv din contul său.
    Pentru a edita datele unui utilizator, din Setări – Utilizatori, alege utilizatorul căruia vrei să îi editezi datele și dă click pe numele lui pentru a deschide cardul acelui utilizator.
    Pe cardul unui utilizator poți edita următoarele câmpuri:
    • Numele, prenumele, poziția, rolul și grupul din care face parte.
    • Activarea opțiunii Doi factori de autentificare pentru un plus de securitate a sistemului.
    • Fusul orar.
    • Ecranele principale (ecranele implicite care se deschid după conectarea în sistem).
    • Sincronizarea cu calendarul.
    • Reprezentant vânzări implicit pentru clienții noi – dacă bifezi această opțiune, sistemul îi poate aloca utilizatorului, în mod aleator și pe cât se poate de egal ca și număr, carduri de clienți noi care nu au un deținător stabilit. Aceste carduri pot proveni din formulare sau import.
    • Email ale sarcinilor zilnice – dacă această opțiune este bifată, acel utilizator va primi pe adresa sa de email, zilnic, un sumar al sarcinilor pe care le are de făcut pentru ziua curentă.
    • Setările notificărilor push – dacă optiunea este bifată și utilizatorul folosește aplicația mobilă MiniCRM, va primi notificări de tip push pe telefon atunci când cineva îi alocă o nouă sarcină.
    • Semnătură email – îți permite să setezi o semnătură de email personalizată.
    Pentru a putea adăuga unui utilizator restricționat un grup trebuie mai întâi să activezi add-onul Drepturile utilizatorilor+, valabil doar pentru noile abonamente din noiembrie 2020

    Blocarea temporară a unui utilizator

    Atunci când apar probleme de securitate în sistem pe care le suspectezi a fi cauzate de unul dintre utilizatorii tăi, poți bloca temporar contul acestuia.

    Astfel, utilizatorul respectiv nu se va mai putea loga în contul său, până în momentul în care un administrator îl deblochează.

    Acest lucru e diferit de dezactivare, întrucât, în cazul acesteia, trebuie să redistribui imediat toate sarcinile, cardurile, filtrele și automatizările de pe numele utilizatorului la care vrei să renunți, către un alt utilizator. La un utilizator blocat, acest lucru nu este necesar – toate aceste informații rămân neschimbate.

    Atenție! Un utilizator blocat va fi în continuare taxat ca și un utilizator normal, până te hotărăști că vrei să îl dezactivezi.

    Pentru a bloca un utilizator, mergi în secțiunea de Setări – Utilizatori de pe bara albastră de meniu.

    Selectează utilizatorul pe care dorești să îl blochezi și, pe profilul acestuia, îndreaptă-ți atenția către săgețica din dreapta de pe butonul de Dezactivează.

    Dă click pe aceasta și, ce îți va apărea va fi un mic dropdown de unde poți bloca utilizatorul.

    Odată ce dai click pe Blochează sistemul te va anunța că, deși utilizatorul nu se va mai putea loga în sistem, acesta va fi în continuare tarifat până în momentul dezactivării.

    Pentru confirmare, dă click pe Blochează încă odată.

    Odată blocat un utilizator, îl poți debloca oricând din aceeași zonă.

    Mai concret, intră pe profilul său, click pe săgețica de lângă butonul Dezactivează, iar de această dată îți va apărea posibilitatea de a-l debloca.

    Dezactivarea unui utilizator

    Pentru detalii legate de dezactivarea unui utilizator consultă pagina dedicată.

    Rolurile și drepturile utilizatorilor

    În MiniCRM un utilizator poate avea unul din următoarele roluri:

    1. Administrator – utilizatorul cu cel mai înalt nivel de acces în sistem și care poate modifica setări, adăuga sau șterge produse, etc.
    2. Manager – acest tip de utilizator are acces la toate datele, inclusiv la rapoarte. Nu are acces la setările sistemului sau la secvențe de follow-up.
    3. Grup manager – are acces similar unui manager însă doar pentru grupul din care face parte. Nu are acces la date din afara grupului.
    4. Utilizator – are acces la toate datele din sistem însă nu are acces la rapoarte sau setări. Are acces la șabloane și filtre.
    5. Utilizator restricționat unui grup – are acces doar la datele din interiorul grupului. Nu are acces la șabloane.
    6. Utilizator restricționat – are acces doar la cardurile pe care este setat ca și deținător sau care conțin sarcini în care a fost menționat. Nu are acces la filtre, șabloane, setări sau rapoarte.

    Accesoriul Drepturile utilizatorilor+

    Acest add-on îți permite să dai access la anumite funcționalități din sistemul tău utilizatorilor cu drepturi de Manager sau Utilizatori care în mod normal nu au access la ele. Practic, poți alege exact cui dai acces și la ce funcționalități.

    De exemplu poți da acces unui coleg cu rol de manager normal doar la crearea automatizărilor, fără ca el să aibă acces și la celelalte funcționalități existente.

    Dacă te interesează această funcționalitate scrie-ne pe suport@minicrm.ro și îți vom oferi toate detaliile.

Situație specifică 1: Fiecare echipă trebuie să vadă doar clienții de care se ocupă în mod direct. Ce setări trebuie să fac?

Un caz cu care, poate, te confrunți este cel descris mai sus.

Adesea, clienții MiniCRM au mai multe echipe cu același specific. De exemplu, poți avea patru echipe de vânzări, fiecare atribuită pe câte o zonă.

Ce setări trebuie să faci ca fiecare echipă să vadă doar clienții adăugați de aceasta, nu și cei adăugați de membrii celorlalte echipe?

Iată mai jos un ghid pas cu pas:

1. Primul pas este să creezi grupurile în baza cărora utilizatorii tăi vor avea acces.

În acest sens, intră pe profilul unuia dintre utilizatori și caută zona de „Drepturi”. Click pe cheiță, adaugă fiecare grup, și click pe Salvează.

2. După ce ai stabilit grupurile, acestea vor fi valabile pentru toți utilizatorii. Poți începe cu a atribui un grup utilizatorului pe a cărui pagină te afli, și apoi să continui cu restul.

Și nu uita ca, în căsuța de Rol, să selectezi valoarea de „Restricționat unui grup” sau „Grup manager”.

Un utilizator restricționat unui grup va putea vedea:

  • cardurile unde este deținător el sau cineva din grupul din care face parte
  • cardurile unde el sau cineva din grupul din care face parte are o sarcină de îndeplinit
  • stocul, din produsele care funcționează pe baza acestuia (exemplu: Facturare, Ofertare)

Și nu va putea vedea:

  • cardurile în care nimeni din grupul său nu are vreo contribuție
  • filtrele create în afara grupului său
  • zona de șabloane (totuși, va putea accesa șabloanele atunci când trimite e-mailuri individuale)
  • zona de rapoarte (întrucât doar managerii, managerii de grup și administratorii le pot accesa)

Iar unui manager de grup i se aplică exact aceleași reguli, cu următoarele excepții:

  • va putea vedea zona de rapoarte, însă populată doar cu datele referitoare la echipa din grupul său
  • va putea accesa panoul de control principal al șabloanelor (de pe bara albastră de meniu)
  • va putea vedea rezultatele trimiterilor de comunicări programate
  • va putea crea și vedea obiective pentru echipa lui (în baza add on-ului de Managementul Obiectivelor)
  • va putea crea, vedea și edita toate planificatoarele de întâlniri, ale tuturor utilizatorilor

Dacă dorești să oferi drepturi suplimentare acestor roluri, trebuie să incluzi în abonamentul tău și add-on-ul de Drepturile utilizatorilor+.

Cu aceste repere în minte, selectează așadar de pe profilul fiecărui utilizator rolul și grupul aferente lui:

De asemenea, e important să știi că drepturile pe care tu le atribui fiecărui utilizator se văd doar din panoul de administrator (ceea ce vezi prezent și în imaginea de mai sus). Utilizatorii nu vor vedea această secțiune de Drepturi și nu vor putea să-ți spună la ce au, efectiv, acces.

Situație specifică 2: Parcursul unui client ajunge la mai multe echipe (vânzări, montaj etc.). Cum pot oferi acces doar la informațiile necesare în fiecare etapă?

Dacă, de exemplu, persoanele de la montaj nu trebuie să vadă informațiile din zona de vânzări, poți rezolva această situație prin add-on-ul de „Câmpuri ascunse”, la fel ca mai sus.

După ce ai creat grupurile (din nou, la fel ca mai sus), alege la fiecare utilizator grupul din care dorești ca acesta să facă parte, precum și rolul pe care dorești să i-l atribui.

Apoi, intră pe oricare dintre cardurile de oportunitate din modulul în care aceștia au de lucru, și dă click pe cele trei puncte de editare, iar apoi pe Editează câmpurile.

 

La fiecare categorie de câmpuri, vei vedea că există câte o iconiță cu o cheie. Click pe aceasta:

În zona de Categorie vizibilă, selectează grupurile pentru care dorești ca această categorie de câmpuri să apară:

Când ai terminat, dă click în exterior pentru a ieși din dropdown și apasă pe butonul Salvează:

Repetă aceeași pași pentru toate categoriile de câmpuri care dorești să fie vizibile doar anumitor grupuri.