Magic – completare automată de câmpuri

Magic vă permite să completați automat anumite câmpuri din sistem folosind o foaie de calcul personalizată Google utilizând un câmp de bază numit „trigger”.

În foile de calcul Google poți folosi formulele standard din Excel pentru a efectua calcule complexe care vor fi returnate automat în sistem.

În următorul exemplu voi parcurge pași necesari realizării unui magic. În acesta mă voi folosi de completarea datelor în mod automat a unui pachet de cazare.

Important: Aveți nevoie de un cont de Gmail. Dacă utilizați un cont de G-suite și aveți restricții pe cont, vor apărea erori pentru că scriptul nu va putea trimite date căte sistem.

1) Crearea de câmpuri în sistem

Pentru primul pas trebuie să ne asigurăm că avem în sistem câmpurile de unde Magic-ul își va lua datele. Pentru asta mă voi duce pe cele 3 punctulețe din dreapta sus și apoi pe Editează câmpurile.

Din pagina nou deschisă voi lua din dreapta și voi trage în stânga câpurile de care am nevoie. În exemplul meu, voi folosi un câmp de tip dropdown, dar puteți utiliza și alte câmpuri.

Important: Este de preferat să evitați câmpurile de tip checklist pentru că acestea vor returna în vistem valoarea numerică a campului (cea din cod nu valoarea trecuta de voi) și va trebui să faceți combinări de aceste numere pentru a determina ce valori sunt selectate în sistem
După ce am câmpurile din care îmi extrag valori, va trebui să imi creez într-o casuță separată datele care îmi vof fi returnate în mod automat.

2) Crearea unei foi de calcul Google

Important: Se recomandă folosirea unui singur fișier de Magic într-un modul pentru a evita erorile de sincronizare și actualizare a datelor
Pentru a crea foaia de calcul, am realizat un fișier de bază de la care puteți pleca, tot ceea ce trebuie să faceți este sa îl salvați in drive-ul vostru ca și copie.
Important: În fișierul nou salvat nu trebuie să ștergeți foile „Input” și „Output”, iar în foaia „Debug” nu trebuie să faceți nicio modificare

3) Completarea câmpurilor în foaia de calcul

În „Input” vom trece valoarea câmpului din MiniCRM de care ne folosim pentru a primi date din sistem și pe care ulterior le vom prelucra.

Pentru a putea trece valoarea câmpului trebuie să copiem numele acestuia din sistem

Important: Valoarea câmpului copiat nu trebuie să conțină spații, puncte sau alte caractere
Vom repeta aceeași operațiune și pentru câmpurile pe care le vom trece în „Output” ele fiind reprezentate de câmpurile care se vor întoarce în mod automat în sistem
Într-o foaie intermediară îmi voi trece datele pe care le voi culege și le voi trimite în sistem în funcție de pachetul selectat.
Acum mă voi folosi de o funcție (VLOOKUP) care îmi caută în tabela mea nou creată valoare din „Input” si îmi va aduce valoarea din coloana dorită.

4) Pregatirea datelor pentru MiniCRM

După ce am finalizat toate calculele trebuie să pregătim datele care vor fi transmise către echipa de Helpdesk pentru a activa Magic-ul

a) Trebuie să trimitem URL-ul modulului în care vrem să facem Magic-ul:

Exemplu: https://r3.minicrm.ro/39823/#!Project-78

b) Triggerul, reprezintă câmpul care va declanșa Magic-ul:
Exemplu: PachetDorit
c) URL-ul fisierului Google pe care îl obținem apăsând pe Tools-> Script editor.
În pagina nou deschisă trebuie să mergem la Publish -> Deploy as web app…
În fereastra nou deschisă vom apăsa pe Update.
În continuare vom apăsa pe Review Permissions.
Vom selecta adresa de Google pe care am folosit-o pentru a genera fișierul:
În urmatoarea fereastră vom apăsa pe Advanced și ulterior pe Go to MiniCRM Webhook(unsafe).
Vom apăsa pe butonul Allow, pentru a da fișierului permisiunile necesare pentru rularea Magic-ului.
Din fereastra nou deschisă vom copia URL-ul.
Exemplu: https://script.google.com/macros/s/AKfycbwk-tniFrbPsz0kxNHaBeGDZ-Y939aC-pxhWWJO_A/exec
Acum că avem toate datele putem deschide tichet către echipa de Helpdesk pentru activarea Magic-ului:
O dată activat Magic-ul, veți primi un răspuns din partea Helpdesk-ului și apoi îl veți putea testa și folosi.