Integrare Smartbill

De acum operarea e-facturilor este și mai ușoară folosind integrarea cu Smartbill.

De ce ai nevoie pentru a seta integrarea cu Smartbill?

  • Activare produs Facturare + Gestionarea stocului
  • Activare addon MiniCRM API + sincronizare XML
  • Adăugare produs Oferte
  • Activare extensie Smart Bill

Pentru a putea utiliza această integrare, în primul rând este nevoie să activezi produsul „Facturare + Gestionarea stocului” și addonul „MiniCRM API + sincronizare XML”. Poți verifica dacă acestea sunt active accesând meniul Abonare din setări, unde vei vedea toate produsele și addonurile active din sistem.

Următorul pas este adăugarea în sistem a produsului „Oferte” (Setări – Produse – Produs nou). Pentru informații mai detaliate privind adăugarea produselor noi poți consulta pagina dedicată.

După adăugarea produsului Oferte va mai trebui să activezi extensia Smartbill din acesta pentru a adăuga automat câmpurile care vor fi folosite de integrare. Pentru activarea extensiei trebuie să accesezi meniul Extensii din Oferte.

Dacă ai urmat pașii de mai sus, sistemul tău MiniCRM este pregătit pentru a face integrarea cu aplicația Smartbill.

Urmează crearea legăturii dintre cele două aplicații. Pașii sunt:

  • Adăugarea integrării în sistem. Pentru asta trebuie să accesezi meniul Integrări de la rotița de setări și adaugi integrarea Smartbill.

  • Completezi datele necesare

Mai jos găsești câteva explicații pentru aceste setări:

  • CUI – CUI-ul care apare și în Smartbill la datele companiei
  • Email – adresa de email a contului Smartbill
  • Api token – cheia API din Smartbill. Aceasta este disponibilă în meniul Integrări – API
  • Seria facturii – este seria cu care se vor emite facturile și trebuie să se regăsească în lista de serii din Smartbill

Câmpurile Link, Numărul facturii și Mesaj de eroare sunt cele care au fost adăugate prin extensie. După trimiterea datelor în Smartbill sistemul va completa automat aceste informații.

Pentru ca factura să fie generată cu succes, este foarte important ca în Smartbill să fie inactivă folosirea codului de produs! (Configurare – Preferințe generale)

Emiterea unei facturi

Integrarea face ca emiterea facturilor să fie posibilă dintr-un singur click. După ce clientul acceptă oferta primită trebuie doar să modifici statusul ofertei și datele vor fi trimise automat pentru emiterea facturii. Dacă factura este emisă cu succes, se va completa numărul și linkul facturii emise prin care vei putea accesa factura direct.

În cazul unei erori va apărea un mesaj în câmpul dedicat.

Trimiterea datelor dinspre MiniCRM spre Smartbill are loc atunci când statusul ofertei este setat prima dată în cel setat pentru emiterea facturii. Orice modificare ulterioară nu se va mai sincroniza.