Importul de date

După finalizarea customizării structurii generale a modulului, următorul pas important este adăugarea bazei de date în MiniCRM.

Poți să imporți baza ta de dată foarte ușor folosind un fișier excel sau csv. 

Există două tipuri de import: 

  1. Importul unei noi baze de date. Poți folosi această metodă de fiecare dată când vrei să imporți oportunități/clienți noi (care nu se regăsesc deja în sistem).
  2. Import de modificare în masă a oportunităților.  Acest tip de import îți va fi folositor atunci când vrei să modifici informații din anumite câmpuri la mai multe oportunități în același timp.

Reguli generale:

Creearea structurii fișierului de import:

După cum deja știi în sistem sunt 3 tipuri de carduri: Cardul oportunității, cardul companiei și cardul persoanei de contact. Capul de tabel al fișierului excel va folosi aceași logică fiind împărțit pe categorii.

Cel mai simplu mod de a genera corect capul de tabel pentru import este să îl exporți direct din MiniCRM. 

Pentru a exportă tabelul va trebui să mergi pe butonul  Filtru → Adaugă filtru → În zona tabelară a filtrului poți adaugă toate câmpurile de care ai nevoie (în funcție de informațiile pe care le ai în baza ta de date și în structura creată în MiniCRM). Odată filtrul salvat da click pe butonul  Export → Excel.

Înainte de a începe să populezi capul de tabel extras din MiniCRM va trebui să ștergi prima coloana (ID) și să te asiguri că urmezi următoarele reguli:

  • Dacă câmpul din sistem este de tip numeric atunci în coloana din excel va trebui să ai doar numere nu și litere..
  • Dacă câmpul din sistem este de tip dropdown, valorile din coloana de excel vor fi același (identice) cu opțiunile acelui dropdown din MiniCRM.
  • Dacă câmpul este de timp căsuța de bifat, valorile din coloana de excel vor fi același (identice) cu opțiunile din câmpul din MiniCRM. În cazul în care vrei să bifezi mai multe căsuțe poți scrie opțiunile separate prin virgulă.
  • Dacă câmpul este de timp dată, valoare din excel ar trebui să fie o dată scrisă după următorul format  (dd/mm/yyyy).

Importul bazei de date în  MiniCRM:

  1. Asigura-te că ai salvat fișierul corespunzător criteriilor de mai sus și că nu ai vre-un filtru activ în excel
  2. Da click pe modulul în care vrei să faci importul și apoi pe săgeata de lângă butonul de adăugare oportunități. Acolo vei găsi opțiunea “Import”.
  3. În următorul ecran vei avea 2 posibilități, fie să imporți fișierul întreg fie să folosești opțiunea copy/paște.
  4. Alege varianta pe care o dorești, în următorul ecran citește și bifează declarația spam și da click pe “Următorul”.
  5. Dacă ai folosit exportul din MiniCRM câmpurile ar trebui să fie deja grupate, în cazul în care există rânduri cu roșu va trebui să le legi individual cu câmpul unde ar trebui informația să meargă în MiniCRM.

       6. Sistemul va verifică fișierul pentru erori și îți va da o lista cu acestea.

Important: Sistemul îți va spune pe ce rând este eroarea și pe care din coloane (câmpuri). Dacă eroarea este pe rândul 2 în tabelul tău eroarea va fi pe rândul 3.

7. La finalizarea importului vei vedea următorul ecran cu numărul de oportunități adugate și un buton pentru a le accesa direct.

Video import oportunități:

     Import de modificare în masă a oportunităților:

  1. Primul pas este să extragi datele pe care vrei să le modifici din MiniCRM. Poți face asta salvând un filtru cu condițiile și coloanele necesare pe care apoi să îl exporți în format Excel.

  2. În fișierul excel vei putea modifică în masă datele din coloanele dorite.

  3. Odată finalizate modificările vei folosi aceași pași că pentru un import nou dar de dată asta la zona de setări ale importului vei alege <Actualizare oportunități disponibile>

  4. Urmărește pașii pentru finalizarea importului de actualizare.

E important că pentru acest tip de import să păstrezi coloana de ID, în acest fel sistemul va știi unde trebuie să modifice informațiile.

Video import de update: