Exportul documentelor din modulele de Ofertare/ Facturare/ Comenzi / Aviz de însoțire a mărfii/ Fișă de servicii/ Proces verbal de primire a mărfii

Ca să ai acces la această funcționalitate, trebuie fie să ai rol de administrator în sistem, fie să ai drepturi de export conferite prin add-on-ul Drepturile utilizatorilor.

Un astfel de export în masă poți să faci pentru documentele din modulele Ofertare/ Facturare/ Comenzi/ Avize/ Fișă de servicii/ Proces verbal de primire.

În exemplul de mai jos, ne aflăm într-un modul de Ofertare, în care doar câteva dintre oferte sunt emise (cele în statusurile de Ofertă trimisă și Ofertă acceptată. Ca un document să fie emis va fi un criteriu vital în exportul pe care urmează să îl facem.

Primul pas pentru export va fi să creăm un filtru.

În acest sens, click pe butonul de Filtru din dreapta sus, Adaugă filtru, și selectează ca primă condiție Statusul. Aici, asigură-te că bifezi doar statusurile în care documentele tale sunt emise. Altfel, cele ne-emise încă nu vor fi exportate.

În exemplul de mai jos, nu am mai adăugat și alte condiții, însă tu poți adăuga oricât de multe ai nevoie – de exemplu, un criteriu în funcție de care poți filtra este Data emiterii (pe care o găsești în categoria de Ofertă).

Nu te baza pe variabila de „Data emiterii” în locul celei de „Status” pentru a identifica doar documentele emise. „Data emiterii” este un câmp care se completează automat (în mod provizoriu), cu data zilei curente pentru toate documentele pe care le ai în baza ta de date, până în momentul emiterii. Dacă vei intra pe oricare dintre documentele tale (cele ne-emise) o să vezi că acest câmp e deja completat după cum am descris.

Cât privește Vederea Tabelară, acolo poți selecta toate informațiile extra pe care vrei să le vezi despre documentele din baza ta de date astfel segmentată.

La finalul exportului, vei primi acest tabel pe e-mail.

Salvează filtrul și dă-i o denumire sugestivă.

Odată salvat filtrul, dă click pe butonul de Exportă și alege ce-a de-a doua variantă – de exemplu, Exportă Oferte.

Apoi, sistemul te va anunța că descărcarea fișierelor poate varia în funcție de numărul și dimensiunea lor. Click încă odată pe Exportă:

… și, imediat ce exportul e gata, vei primi un link de download pe e-mail al unei arhive zip, care conține toate documentele exportate, distribuite pe anii în care au fost emise.

La final, vei găsi și un Excel cu tabelul pe care l-ai creat din Vederea Tabelară.

Click pe link, iar arhiva îți va fi descărcată în calculator