Emitere și trimitere automată a facturilor

Eliminarea muncii manuale și erorilor umane din procesul de contractare și facturare.

Economisește timp cu facturarea

Problemă

Diana are o mică firmă care oferă cursuri de calificare profesională. Ea se ocupă de întreaga administrare a firmei, inclusiv de pregătirea contractelor pentru cursanți și de emiterea proformelor și facturilor finale. Face totul de mână și pierde mult timp în fiecare lună cu întregul proces. Uneori rătăcește facturi.

Soluție

Pasul 1: Cu MiniCRM, fiecărei persoane înscrise pentru un curs îi este alocat un card de oportunitate, unde se regăsesc toate datele sale.

Pasul 2: Diana setează o automatizare care generează o factură proformă imediat după înscrierea cursantului, folosind datele acestuia, stocate în card.

Pasul 3: O dată ce se confirmă plata, se schimbă statusul cardului de oportunitate. Acum se generează, pe baza unui șablon, contractul și factura fiscală. Acestea sunt trimise automat pe mailul cursantului. Diana nu mai trebuie să completeze nimic manual.

Pasul 4: Când trebuie să trimită facturile către contabilitate, Diana le poate descărca foarte simplu din MiniCRM. Nu le poate rătăci și totul îi ia mult mai puțin timp.

Trimitere facturi recurente

Problemă

Diana mai are o altă problemă în firma ei de formare profesională. Cursanții care participă la cursuri de lungă durată plătesc contravaloarea serviciilor în rate lunare. Fiecare are termene de plată diferite, în funcție de data înscrierii.

Diana trebuie să verifice mereu termenul și să trimită fiecăruia în parte factura. Trebuie să aibă grijă să nu uite de nimeni. În plus, trebuie să verifice plata și să îi sune mereu pe debitori.

Soluție

Pasul 1: Diana activează, cu un simplu click, recurența facturilor. Cursantul va primi automat, peste exact o lună, o factură identică, dar cu alt număr de înregistrare, aferentă următoarei rate. Procesul se va repeta în fiecare lună, până când Diana va întrerupe recurența.

Pasul 2: În plus, Diana activează și o automatizare care trimite aceste facturi pe email. Dacă termenul de plată este depășit, se trimite și un email cu un reminder de plată automat. Apoi un altul. Diana nu mai trebuie să intervină decât dacă primește o notificare în momentul în care clientul nu a plătit nici după al doilea reminder.

Sistemul de facturare, integrat cu contabilitatea

Sistemul MiniCRM îți permite să stornezi facturi, să emiți proforme, să marchezi facturile ca plătite. Tot ceea ce ai fi făcut de mână în procesul tău de contabilitate. Vezi toate detaliile tehnice aici.

API-ul permite altor aplicații accesul la funcționalitățile de facturare MiniCRM, astfel încât să îți poți sincroniza tot sistemul contabil cu MiniCRM.

Telekom Emiral Pallex Auchan