Structura Cardurilor, Gestionarea Sarcinilor

Afișarea cardurilor

Pentru mai multe informații, vezi: Carduri afișate](https://www.minicrm.ro/help/listing-cards/)

Adăugarea de noi carduri

Pentru mai multe informații, vezi: Adăugrea Noilor Clienți, Carduri

Structura cardurilor

Cardurile sunt alcătuite din următoarele 10 părți:

Nume [1.1.]

Implicit, conține următoarele categorii:

  • Companie cu persoană de contact: numele companiei + numele persoanei de contact implicită
  • Companie fără persoană de contact: numele companiei
  • Persoane fizice: numele clienților

Pentru a modifica un nume, click pe el, apoi pe butonul [Salvează numele].

03_1_nev_mentese

Data modificării [1.2.]

Pentru a vedea data exactă a ultimei modificări și numele utilizatorului care a modificat-o, mută cursorul pe cuvântul “Modificat…”.

Data este actualizată automat dacă tu:

  • rescrii numele cardului
  • schimbi statusul/ deținătorul
  • modifici o valoare (opțiune) dintr-un câmp
  • ștergi cardul (îl muți în Coșul de gunoi)

Módosítás
dátuma

Status [1.3.]

Pentru a schimba statusul curent al cardului, click pe săgeata colorată îndreptată în jos de lângă câmp și alege un nou status din listă.

Pentru mai multe informații, vezi: Particularizare Statusurilor (proceselor)

04_statusz

Deținătorul [1.4.]

Este posibil să atribui, chiar și automat, un anumit Deținător unui card.

05_adatlap_felelos

În funcție de drepturile pe care le au în sistem, unii utilizatori au acces doar la cardurile lor, dar alții au acces și la cardurile altor utilizatori. Acele carduri cărora nu le este atribuit niciun utilizator pot fi accesate de oricine.

Pentru mai multe informații, vezi: Utilizatori, Drepturi

Sarcini [1.5.]

Trebuie să finalizezi aceste sarcini în funcție de deadline. Este recomandat să adaugi sarcini doar dacă ele pot fi realizate într-un timp scurt.

Pentru mai multe informații, vezi: Gestionarea Sarcinilor

06_teendo

Dacă folosești un manager pentru e-mailurile primite, poți scrie un răspuns direct din card; acest e-mail care va fi trimis clientului ca e-mail normal. Pentru a-l compune, click pe [Raspuns] > Trimite. Destinatarul este mereu persoana de contact setată ca implicită pentru acel card, dar este posibil să adaugi și alți destinatari (ex. persoane de contact adăugate ulterior, utilizatori activi sau e-mailul companiei).

Tastează răspunsul în spațiul destinat textului. Pentru a trimite un Șablon, click pe săgeata aflată lângă butonul [Trimite], apoi pe Introducere șablon. Pentru a renunța la mesaj, click pe [Trimite] > Renunță. Pentru a trimite mesajul, click pe [Trimite].

Válaszok

Expeditorul este mereu expeditorul implicit (setat ca responsabil) al modului selectat.

Pentru mai multe informații, vezi: Setările modulelor > Trimiterea de e-mailuri, semnătura

Subiectul e-mailului constă în numele și ID-ul unic al cardului în cauză. Atunci când se primește un e-mail de la un client din sistem, se vede numele ș ID-ul cardului de oportunitate. Dacă managerul pentru e-mailurile primite (o persoană responsabilă) este setat(ă), adresa de e-mail centrală a modulului va fi adresa persoanei setată ca responsabilă (care administrează aceste e-mailuri), adică toate e-mailurile primite în acest modul vor fi redirecționate către adresa ei de e-mail. În acest caz, sistemul salvează automat răspunsul clientului în Istoricul cardului în cauză. Acest lucru este posibil bazându-se pe ID - sistemul recunoaște ID-ul cardului care se află în subiectul (titlul) e-mailului.

Istoric [1.6.]

Aici poți vedea:

  • Sarcini deja îndeplinite
  • Schimbările statusului (cum a evoluat statusul acelui card de la început până în prezent)
  • Modificări cu privire la numele deținătorului/cardului/opțiunilor (valorilor) dintr-un câmp
  • E-mailuri și SMS-uri trimise
  • Arhiva E-mailurilor
  • Fișiere încărcate (în câmpurile destinate)
  • Sursa leadurilor

Numele utilizatorului în cauză este mereu arătat odată cu fiecare nouă intrare. Daca o sarcină a fost realizată în MiniCRM, sistemul va arăta asta. De exemplu, abonările via formularele web, emailurile sau SMS-urile trimise în masă sau automatizările, emailurile arhivate.

Pentru a filtra Intrările, click pe săgeata de lângă Istoric și alege un element.

07_1_elozmenyek_szukitese

Contacte [1.7.]

08_kapcsolat

Poți adăuga și modifica informații prin intermediul cardurilor de contact și formularelor. Pentru a accesa cardul de contact, click pe numele unei companii/persoane. Pentru a accesa formularul, click pe numele persoanei de contact.

Dacă dai click pe adresa de e-mail, poți trimite un mesaj. Dacă dai click pe numărul de telefon, poți efectua un apel.

Persoana de contact setata ca implicită a unui card apare în dreapta cardului. Poți modifica această persoană, mutând cursorul pe numele persoanei selectate, apoi click pe bifă.

Carduri [1.8.]

Sub Contacte, toate cardurile care aparțin clientului sunt afișate pe module. Poți, de asemeni, să le vezi și statusurile.

08_kapcsolat

Prin click pe butonul [Card nou], poți adăuga un nou card clientului tău în modulul selectat.

Profilul clientului [1.9.]

În Profilul clientului poți salva informații importante care pot fi folosite pentru a crea rapoarte, statistici și pentru a segmenta/grupa carduri și clienți.

08_kapcsolat

Pentru mai multe informații, vezi: Personalizarea Câmpurilor

Gestionarea sarcinilor

11_teendo_felvetele

Pentru a adăuga o sarcină nouă, click pe butonul [Sarcină nouă] [2.1.] direct în cardul selectat.

Deținătorul sarcinii

Desemnează un deținător pentru fiecare sarcină dintre utilizatorii activi din sistem. În mod implicit, tu ești deținătorul sarcinii (în momentul în care scrii/ creezi o sarcină, sistemul te alege pe tine, automat, ca deținător), însă ulterior tu poți alege un alt deținător pentru acea sarcină.

Detaliile sarcinii

Tastează detalii cu privire sarcina respectivă în spațiul destinat textului (ex. ce ai discutat cu un potențial client și ce ați stabilit; cerința clientului care s-a abonat luna trecută și te-a sunat să îți ceară un anumit lucru care nu depinde doar de tine să fie soluționat - ce ai de făcut cu privire la a rezolva cerința acestuia).

Termen limită

Poți alege un termen limită preselectat sau să adaugi o zi și o anumită oră. Dacă dai click pe dată, poți modifica termenul limită direct de acolo, fără să fie nevoie să editezi sarcina.

Selectează data din calendarul pop up (care apare în dreptul acesteia) și click pe [OK]. Pentru a o modifica mai târziu, click pe iconița calendar.

Dacă termenul limită al sacrinii respective a expirat, numele cardului în cauză apare scris evidențiat (cu roșu) în lista de carduri. În acest fel poți vedea mereu sarcinile zilnice, față de cele care urmează să le îndeplinești zilele următoare; totuși, sarcinile zilnice nu îți vor apărea scrise cu roșu, ci doar îngroșate. Apar cu roșu doar acele sarcini ale căror oră a expirat, la momentul în care tu vizualizezi sarcinile zilnice (ex. sarcini neîndeplinite din ziua trecută sau sarcini neîndeplinite din ziua curentă la ora 8.00, dacă atunci când tu citești lista sarcinilor este 9.00).

Tipul sarcinii, durată și notificări

Poți să adaugi sarcini fără a selecta pentru acestea o anume categorie sau poți alege din următoarele categorii:

  • Telefon
  • Telefon nereușit
  • Întâlnire
  • E-mail

De asemeni, ai posibiltatea să personalizezi aceste categorii în funcție de module (ex. în modulul Vânzări, poți avea categoriile de mai sus, în modulul HR poți avea o categorie de sarcină denumită Interviu).

Mai mult decât atât, poți să alegi o durată implicită a sarcinii respective și un timp al notificării pentru fiecare categorie. Durata sarcinii și notificarea pot fi văzute în calendarul cu care alegi să sincronizezi sistemul (Google, Outlook, calendarul de pe iPhone sau Android).

Pentru mai multe informații, vezi: Modules > Customizing task type, Calendars

Pentru mai multe informații, vezi: Module

Adaugă fișiere [2.2.]

Pentru a adăuga documente, click pe iconița Atașează fișier și alege un fișier din computerul tău.

Documentele pe care le încarci sunt disponibile în sarcinile deschise (în desfășurare) și istoric. Pentru a șterge un document atașat, click pe iconița Coș de gunoi de lângă acesta.

Adăugarea sarcinilor [2.3.]

Dacă ai parcurs setările, click pe [Salvează] și sarcina va apărea adăugată în cardul clientului tău, cu toate setările alese de tine.

Editarea sarcinilor [2.4.]

Pentru a edita o sarcină salvată, click pe Editează.

Poți edita sau seta sarcini ca finalizate chiar și dacă există un câmp gol cerut să fie completat în card. Atenție, însă! Acest câmp nu trebuie să fie dintre cele obligatorii (cele obligtorii apar cu roșu atunci când nu sunt completate și o sarcină nu poate fi marcată ca finalizată dacă acele câmpuri obligatorii nu au fost completate). În timp ce editezi o sarcină, poți face modificări și asupra cardului.

În plus, Utilizatorii - în funcție de drepturile pe care le are fiecare în sistem - își pot modifica unul altuia sarcinile.

Completarea sarcinilor [2.5.]

Odată ce completezi o sarcină, va trebui să o închizi, adică să o setezi ca finalizată. Dacă ai reușit să o îndeplinești, vei marca finalizată cu succes. Dacă nu ai reușit să o îndeplinești, din motive ce nu țin de tine (ex. Clientul nu a răspuns la telefon, a amânat întânirea etc.), o vei marca finalizată fără succes.

Pentru a închide o sarcină, click pe Marchează ca finalizată. Apoi, ea va aparea în Istoric.

Reține faptul că nu poți modifica sarcinile care au fost marcate ca finalizate.

Vizualizează istoricul sarinilor și modificările [2.6.]

Dacă dai click pe iconița cu 3 puncte, vei vedea istoricul sarcinii (informații cu privire la momentul creării și modificării acesteia).

13_1_teendo_modositasok

Preluarea sarcinilor

În MiniCRM, angajații pot primi sarcini în mod automat, sarcini create în mod special pentru ei - în funcție de drepturile pe care le au în sistem - și pot desemna la rândul lor sarcini celor din echipa lor.

Dacă o sarcină nu a fost finalizată de persoana care a creat-o, sistemul schimbă în mod automat deținătorul sarcinii după ce se dă click pe [Marchează ca finalizată] și apoi OK.

Exemplu: colegul tău avea programat un interviu cu unul dintre canditații pentru postul liber din cadrul companiei voastre și, între timp, acel candidat anulează întâlnirea printr-un e-mail pe care ți-l trimite ție. Poți marca acea sarcina ca finalizată fără succes (adăugând un comentariu cu privire la acțiunea ta), iar sistemul te va face în mod automat deținătorul acelei sarcini, chiar dacă sarcina „Interviu” a fost creată de colegul tău.

Administrarea etichetelor

Etichetele te ajută să caracterizezi și încadrezi carduri după filtre.

Pentru a adăuga o nouă etichetă, click pe iconița Etichetă [3.1.] situată lângă numele cardului și denumește-o [3.2.]. Dacă dai click în afara câmpului, eticheta îi este adăugată clientului și poate fi văzută pe fiecare card al acelui client.

14_cimke01

E-mailuri atribuite cardurilor

Fiecărui card îi aparține o adresă de e-mail unică [4.1.]. Pentru a o vedea, click pe butonul [Salvează e-mail în MiniCRM] din card.

17_adatlap_emailcim

Poți arhiva mesajele primite ca e-mailuri setând opțiunea „forward” către această adresă, astfel încât ele să fie accesate (vizibile) ulterior în Istoric.

Eliminarea (ștergerea cardurilor)

Pentru a șterge un card, click pe cele trei puncte din dreapta cardului, apoi pe iconița Mută la coșul de gunoi [5.1.].

18_adatlap_lomtarba_helyezes

Pentru a recupera un card, apasă click pe numele lui, apoi pe iconița Restabilește [5.2.].

Pentru a-l șterge pentru totdeauna, apasă click pe butonul [Șterge pentru totdeauna] [5.3.].

19_lomtarbol_visszaallitas

Sistemul îți oferă următoarele opțiuni din care poți alege [5.4.]:

  • Oportunitate (card)
  • Contacte + toate cardurile
  • Companie + toate contactele + toate cardurile
Ștergerea permanentă este ireversibilă și șterge toate cardurile corelate și toate informațiile (E-mailuri, Sarcini, etc.)!

20_vegleges_torles

“Datele companiei care figurează în imagini sunt date false, inventate pentru testare.”